Składanie reklamacji czasem jest konieczne, chociaż na pewno nie jest niczym przyjemnym – musimy przecież zareklamować jakiś produkt lub czyjeś usługi, które nie zostały wykonane należycie, a druga strona nie zawsze musi się z tym faktem zgadzać.

Składanie reklamacji w firmach kurierskich również się zdarza, a prócz nieprzyjemnego faktu składania reklamacji (czyli braku należytej obsługi) należy się jeszcze uporać ze zwykle dosyć skomplikowaną procedurą. Ten krótki przewodnik pomoże wszystkim zainteresowanym szybko rozprawić się z problemem!

Reklamacja – kiedy składać?

Żeby reklamacja mogła zostać rozpatrzona pozytywnie, musi być ku temu oczywisty powód – dlatego nie warto doszukiwać się czegoś niewłaściwego bez sensu. Reklamację można składać w uzasadnionych przypadkach, przy czym zwykle są to cztery główne, najczęściej występujące. To:

1. Nieterminowe dostarczenie przesyłki.

2. Zgubienie przesyłki.

3. Uszkodzenie przesyłki.

4. Ubytek zawartości przesyłki.

To oczywiście nie wszystkie uzasadnienia reklamacji. Można je składać i w wielu innych przypadkach – na przykład wtedy, gdy usługa w ogóle nie została wykonana, albo gdy zostały naliczone jakieś dodatkowe opłaty, o których wcześniej nie było mowy. Wyżej wymienione cztery są jednak najpopularniejsze i nie ma wątpliwości, że w takim wypadku można, a wręcz warto złożyć reklamację.

Reklamacja – o czym pamiętać?

Są sytuacje, gdy reklamacje nie mogą być uwzględniane. Taka sytuacja wynika bezpośrednio z zaniedbań adresata lub nadawcy. Jeśli na przykład przesyłka nie zostanie odpowiednio zabezpieczona, nie można nikogo winić, że została uszkodzona. Podobnie jeśli przesyłka ma na przykład wymiary niestandardowe oczywiste jest, że koszty jej dostarczenia będą wyższe niż w przypadku zwykłej przesyłki.

Większość przewoźników posiada dokładny regulamin, zgodnie z którym należy postępować – pamiętajmy o przeczytaniu przynajmniej najważniejszych rzeczy, żeby później się nie zdziwić, że czegoś nie dopilnowaliśmy i reklamacja nie zostanie uwzględniona. Warto pakować przesyłki w taki sposób, jaki jest wskazany u konkretnego przewoźnika, a dodatkowo kupić materiały operacyjne pochodzące właśnie od niego – o ile to możliwe.

Reklamacje – jak składać?

Sposób składania reklamacji ogólnie rzecz biorąc wszędzie jest podobny, jednak poszczególni przewoźnicy posiadają nieco odmienne przepisy związane z postępowaniem reklamacyjnym. Żeby zostało ono uwzględnione, należy postępować w zgodzie z tym regulaminem, więc należy go przeczytać i zastosować się do niego. Warto zacząć od dokładnego przyjrzenia się przesyłce, która jest dostarczana i jeśli cokolwiek jest nie tak, spisać z kurierem protokół. Dzięki temu dokumentowi uzyskanie reklamacji będzie o wiele szybsze i prostsze. Jakie jeszcze dokumenty są zwykle potrzebne?

- pismo reklamacyjne

- list przewozowy

- kserokopia dokumentu potwierdzającego wartość szkody.

Wszyscy, którzy chcą się domagać zwrotu poniesionych kosztów, albo strat, powinni pamiętać, że im więcej dowodów zgromadzą, tym lepiej – zwiększa się bowiem wówczas szansa na szybkie przeprowadzenie całej procedury. Reklamować można nawet przesyłki, które z zewnątrz nie są uszkodzone, jednak doszło do uszkodzenia znajdującego się wewnątrz przedmiotu. W tym przypadku jednak należy w jakiś sposób udowodnić, że do uszkodzenia zawartości doszło właśnie w trakcie transportu. Oczywiście, wszystko jest o wiele prostsze kiedy wszystkie powinności nadawcy zostały należycie spełnione - w przeciwnym wypadku reklamacja może zostać odrzucona.